TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE

BP HAIR OY:N ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1 Rekisterinpitäjä

Rekisterin rekisterinpitäjä on BP Hair Oy (Y-tunnus 2550381-9)

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on: Anne Kaismo, Toimitusjohtaja, Yrittäjä

BP Hair Oy
Osoite: Kangaskontiontie 12 D, 90240, Oulu
Puhelin: 050 350 5880
Sähköposti: anne@bphair.fi

2 Rekisterin nimi

Rekisterin nimi on BP Hair Oy:n asiakasrekisteri.

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.


Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä, markkinoinnissa ja sähköisessä suoramarkkinoinnissa, kuten uutiskirjeiden ja muun markkinointiviestinnän lähettämisessä.


Sähköiseen markkinointiviestintään liittyviä tietoja voidaan käsitellä myös markkinointiviestinnän toimivuuden ja tehokkuuden seuraamiseksi, kuten viestien avaamisen ja niissä olevien linkkien klikkaamisen seuraamiseksi.


Henkilötietoja voidaan lisäksi käsitellä verkkokaupan käytön analysoimiseksi sekä verkkokaupan, palveluiden ja käyttäjäkokemuksen kehittämiseksi.


Sähköistä suoramarkkinointia lähetetään henkilöille, jotka ovat antaneet siihen tarvittavan suostumuksen. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa esimerkiksi markkinointiviestin yhteydessä olevan peruutuslinkin kautta.


Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia palveluntarjoajia.

4 Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

  1. rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
  2. käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
  3. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 6 art. 1.c);
  4. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

5 Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:

  1. henkilön perustiedot ja yhteystiedot: etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite;
  2. henkilön yritykseen tai muuhun organisaatioon liittyvät tiedot ja henkilön asema tai tehtävänimike kyseisessä yrityksessä tai organisaatiossa;
  3. henkilön suoramarkkinointiluvat ja -kiellot;
  4. asiakastilin tiedot sekä tilaus-, osto-, maksu-, toimitus-, palautus- ja reklamaatiotiedot;
  5. verkkokaupan käyttöön liittyvät tekniset ja analytiikkatiedot, kuten IP-osoite, selain- ja laitetiedot sekä evästeiden ja Google Analyticsin avulla kerättävät tiedot.
  6. verkkokaupan käyttöön liittyvät tekniset ja analytiikkatiedot, kuten IP-osoite, selain- ja laitetiedot sekä evästeiden, muiden vastaavien teknologioiden ja Google Analyticsin avulla kerättävät tiedot.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä henkilöltä itseltään esimerkiksi verkkokaupan tilauksen, asiakastilin luomisen, uutiskirjeen tilaamisen tai muun yhteydenoton yhteydessä.

Tietoja voidaan lisäksi muodostaa rekisteröidyn käyttäessä verkkokauppaa sekä saada tilausten maksamiseen ja toimittamiseen osallistuvilta palveluntarjoajilta.

7 Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Henkilötietoja säilytetään lisäksi niin kauan kuin niiden säilyttäminen on tarpeen rekisterinpitäjää koskevien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

8 Henkilötietojen vastaanottajat (vastaanottajaryhmät) sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tai välittää rekisterinpitäjän käyttämille palveluntarjoajille siinä laajuudessa kuin se on tarpeen verkkokaupan ja siihen liittyvien palveluiden toteuttamiseksi, kuten maksujen käsittelemiseksi ja tilausten toimittamiseksi.

9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan käsitellä tai siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle rekisterinpitäjän käyttämien palveluntarjoajien kautta. Tällöin henkilötietojen asianmukaisesta suojasta huolehditaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältäviin tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä rajaa käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.

Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet pitämään henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot luottamuksellisina.

11 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

 

  1. oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot (GDPR 15 art.). Nämä kuvatut perustiedot (i)–(vii) annetaan rekisteröidylle henkilölle tällä lomakkeella;

  2. oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDPR 7 art.);

  3. oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin (GDPR 16 art.);

  4. oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten; (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 17 art.);

  5. oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet (GDPR 18 art.);

  6. oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.);

  7. oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.).

 

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

12 Evästeet

Verkkokaupassamme käytetään evästeitä ja muita vastaavia teknologioita verkkokaupan toiminnan mahdollistamiseksi, käyttäjäkokemuksen kehittämiseksi sekä verkkokaupan käytön analysoimiseksi.

Käytämme Google Analytics -palvelua verkkokaupan kävijäseurantaan ja käytön analysointiin. Palvelun avulla saamme tietoa esimerkiksi verkkokaupan käytöstä ja kävijöiden toiminnasta, ja hyödynnämme tietoja verkkokaupan ja käyttäjäkokemuksen kehittämisessä.

Verkkokaupan toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä voidaan käyttää ilman käyttäjän suostumusta. Muita evästeitä ja seurantateknologioita, kuten analytiikkaan, personointiin ja markkinointiin käytettäviä teknologioita, käytetään käyttäjän antaman suostumuksen perusteella.

Käyttäjä voi hyväksyä tai hylätä muut kuin välttämättömät evästeet sekä hallita evästevalintojaan verkkokaupan evästeasetusten kautta. Annetun suostumuksen voi myöhemmin muuttaa tai peruuttaa verkkokaupan alatunnisteesta löytyvän Evästeasetukset-linkin kautta.

Lisätietoja Google Analytics-palvelun käytänteistä: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=fi&ref_topic=2919631